순전히 개인적인 생각입니다만 사용 난이도로는 JIRA(프로젝트 관리/추적) + Confluence(문서자료 아카이빙)를 쓰는게 제일 낮을 것 같기도 합니다. JIRA 의 task scheme 에 승인 기능을 넣는게 좋을 것 같습니다. (Done 되는 부분은 특정 사람만 처리할 수 있게) 물론 관리자 메뉴나 사용 방법 익히는데 시간이 좀 걸리실 것 같은데 그래도 온라인이나 유튜브에 자료는 많을 것 같습니다.

문서를 정리할 때 외부 문서를 첨부만 하겠다면 confluence 없이 JIRA 만으로도 가능해 보이기도 하네요.
칸반보드 형식으로 doc archive status를 만들어 done 처리된 task 중 문서를 저장하고자 하는 목적의 task를 한 곳에 모아두면 나중에 해당 프로젝트를 찾아가면 별도의 대시보드 없이도 문서들을 쉽게 찾을 수 있을 것 같습니다.

다만 상품의 구성으로 보아서 시간이 지나면서 누적될 자료의 size가 크다면 적절하지 않을 수도 있습니다.
(저장 용량 무제한인 상품은 가격이 꽤 비쌉니다.) https://www.atlassian.com/ko/software/jira/pricing