맥 사용팁 2편(Omnifocus)
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안녕하세요
저번주 팁에 추천을 주신 분들이 계셔서 이번주도 팁글을 하나 올릴려고 합니다.
오늘 내용은 GTD 시스템에 주로 사용되는 옴니포커스 사용팁을 올릴려고 합니다.
GTD 는 할일관리로 요약할 수 있는데 흔히들 사용하시는 일정관리랑은 좀 다른 부분이 있습니다. 그래서 옴니포커스를 일정관리로 사용하시면 가능은 하지만 뭔가 어설프게 느껴지는 경우가 있을 겁니다. 이 글은 좀 더 기존의 사용 목적에 부합하도록 도움을 드릴려고 합니다.
업무를 하다보면 크게 2가지 패턴으로 일이 발생합니다. "당장할거"와 "하긴해야할거"로 구분할 수 있습니다. 당장할거는 지금 당장 처리해도 문제없는 일을 전부 의미합니다. 메일을 써야하는데 솔직히 내가 급한게 아니라서 점심먹고 써야지 라는 생각에 업무를 미루는 경우가 솔직히 많지 않을까 생각합니다. 그런건 당장할거로 구분하시고 바로 처리하시는게 좋겠죠... 그래도 나중에 하고 싶으시다면 하긴해야할거로 변경되고 캘린더든지 일정관리 어플을 사용해서 관리하시고 계실겁니다.
하긴해야할거 분류의 업무가 많이 늘어나면 늘어날수록 관리하기 힘들어지지 않나 생각합니다. 기본적으로 해당 업무는 미뤄서 쌓이는게 대부분이라 업무가 너무 많다고 느껴지는게 대부분이라 생각하기 때문입니다. 이런 문제를 줄이자는 취지가 GTD 시스템이고 옴니포커스는 이를 도와주는 도구라고 생각하시면 편합니다.
옴니포커스의 기본 시스템은 수신함 확인 -> 업무 분담 이런 식으로 이루어 집니다. 해당 과정은 단순하면 좋고 하루 단위의 계획에서 가장 효율적이라 생각합니다. 해당 내용은 옴니포커스 자체의 장점이고 이 글에서는 이를 좀 더 효율적으로 사용하는 법을 공유할 계획입니다.
해당 팁은 옴니포커스와 애플 캘린더만 있으면 되기에 따라하시는데 큰 어려움은 없다 판단한고 있습니다.
1. 먼저, 옴니포커스 수신함에 여러 할일이 있다고 가정하겠습니다. 우리에게 필요한건 해당 작업들에 tag를 부여하는 것 입니다. 저 같은 경우는 "30분", "1시간", "2시간", "하루"로 부여를 합니다. 이 구분은 사실 명시적인 기준이지 달리 생각하면 2시간 까지는 하나의 행동으로 종료가 가능한 업무들을 분량을 기준으로 나눴다고 생각하시면 됩니다. 하루 tag 는 해당 업무가 여러가지 행동으로 분할이 가능한 경우로 이해하시면 될 거 같습니다.(ex: 월간 업무보고 업무의 경우 -> 업무조사, 자료해석, 보고서 작성의 행동으로 분할이 가능합니다.)
2. tag 분류가 끝났다면 첨부한 스크립트 001을 이용해서 해당 수신함의 내용을 캘린더로 전달합니다. 스크립트를 실행해 보시면 스크립트 마다 설명을 붙여두어서 크게 어렵지는 않을겁니다. 다만 저 같은 경우 캘린더 분류를 OmniFocus T~ 이걸로 했는데 여러분의 취향대로 설정하시면 됩니다. 옴니포커스 프로젝트 명도 비슷합니다.
이런식으로 tag에 시간을 지정하고 첨부한 001 스크립트를 실행해서 실행버튼을 클릭합니다.
그러면
캘린더에 다음과 같이 작업이 업로드 됩니다. 이제 해당 작업을 마우스로 잘 조정하시면
요런 식으로 조정이 가능할 겁니다. 업무가 너무 많으시거나 진짜 이 업무는 다른 날 하고 싶으면 다른 날짜로 이동시키면 됩니다.
캘린더 조정이 끝났다면 이제 002번을 실행해서 해당 정보를 옴니포커스로 보내시면 됩니다.
저 같은 경우
"확인완료" 프로젝트에는 기한이 오늘이 아닌 작업을 전부 보내도록 만들었고
"오늘할일" 프로젝트에는 002 스크립트를 실행하는 단계에서 옴니포커스에 등록된 마감이한이 오늘이 모든 작업을 모으도록 조치하였습니다.
"검토" 프로젝트의 경우 tag가 하루인 모든 작업을 모이도록 조치하여 검토후 30분 ~ 2시간 작업으로 세분화하여 다시 수신함으로 보내도록 유도하고 있습니다.
아무튼 002 번 스크립트를 사용하시면 이렇게 캘린더 시간 정보가 옴니포커스로 일괄 전송됩니다.
이제 옴니포커스 알람 기능을 통해 해당시간에 해야할 업무를 알려줘서 온전히 업무에 집중할 수 있게됩니다.
굳이 옴니포커스에 전부 하면되지 캘린더에 옮겨서 시간 지정하는것은 비효율적이지 않냐고 반문하시는 분들도 있을겁니다. 캘린더를 이용하는 이유는 시간을 시각적으로 확인할 수 있어서 업무가 겹치지 않게 조정하기 쉽기 때문입니다.
사실 웬만한 분들은 본인들만의 방식이 있을거라 이런게 팁이라 할 수 있을지도 모르겠습니다만, 아직 GTD 방식의 관리가 어려운 분들도 있을거라 생각하여 이 글을 작성했습니다.
해당 방식을 이용해서 하루 단위로 업무조정을 하는것도 좋은 방법이라고 알아주셨으면 좋겠습니다.
읽어주셔서 감사합니다.
PS 다음 팁은 데본씽크를 이용한 노트관리가 될 거 같은데 가봐야 알거 같습니다.
adnim님의 댓글
평소 포커스의 답답했던 부분이었는데 팁까지 있어 바로 적용해 보았습니다.
데본싱크나 옴니시리즈 등 클라우드가 없던 시절... 킬러앱 소리 듣던 앱들이
이젠 클라우드 동기화나 타앱들과의 연동성 문제에 이상하리 만큼 기능 업그레이드가 없어
손에서 떠난 앱들이 었는데 간만에 다시 정리해 보고 있습니다.
항상 건승하십시요. ^____^ b