[UMS] 나우텍아이 UMS S/W를 소개 합니다. - 전자팩스, 웹 팩스 서비스 용어 설명

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나우텍아이 211.♡.133.136

2024.09.02 12:14

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안녕하세요^^ 다모앙 회원님들

지난 글 Universal Message Service 용어 설명에 이어

이번 글은 전자팩스, 웹 팩스 서비스 용어에 대한 설명을 드리겠습니다.

전자팩스(Electronic Fax, eFax, 웹 팩스)는

회사 내부의 네트워크(LAN, WAN)를 통하여 팩스를 송수신하는 서비스 이며, 외부에서는 인터넷으로 회사의 팩스서버에 웹으로 접속하여 사용 할 수 있습니다.

전통적인 팩스밀리 기계를 사용하지 않고, 서버와 팩스보드를 사용하여 웹 애플리케이션을 통해 팩스를 주고받을 수 있습니다. 주로 일반기업은 전자 팩스를 도입하여 내부 조직도와 연동 하여, 개인별, 부서별, 업무별 팩스 사서함을 운영합니다. 회사 내부의 사용은 워드, 파워포인트, 엑셀, 아래한글 등 작성된 문서를 바로 팩스로 발송 할 수 있으며, 내부 업무시스템에 정해진 스케줄에 맞추어 팩스를 자동 발송 할 수 있습니다.

### 주요 기능 ###

1. 팩스 사서함 : 내부 조직도와 연동하여 개인별, 부서별, 업무별(상품별계약, 상담센타 등)로 팩스 번호를 할당하여 팩스 송수신 할 수 있습니다.

2. 서버 기반 문서 관리 : 전자팩스를 통해 송수신된 모든 문서는 서버에 저장됩니다. 이를 통해 문서를 쉽게 검색하고 내부 시스템과 연동하여 업무 효율을 높일 수 있으며, 특히 대량의 팩스를 처리해야 하는 비즈니스 환경에서 유용합니다.

3. 다양한 파일 형식 지원 : 전자팩스는 PDF, TIFF, DOCX 등 다양한 파일 형식을 지원합니다. 사용자는 원하는 파일 형식을 선택해 팩스를 보낼 수 있습니다.

4. 보안 기능 : 전자팩스는 데이터 암호화, 접근 권한 설정 등의 보안 기능을 제공하여 송수신되는 문서의 안전을 보장합니다.

5. 이메일로 팩스 송수신 : 전자팩스 서비스는 팩스를 이메일로 송수신할 수 있도록 합니다. 사용자는 자신의 이메일 주소를 통해 팩스를 전송하거나, 수신된 팩스를 이메일로 받을 수 있습니다.

6. 웹 애플리케이션 지원 : 많은 전자팩스는 웹 애플리케이션을 제공하여 스마트폰이나 태블릿에서도 팩스를 송수신할 수 있습니다.

### 장점 ###

- 편리함 : 팩스 기계 없이도 컴퓨터나 스마트폰을 통해 팩스를 주고받을 수 있어 매우 편리합니다.

- 비용 절감 : 팩스 기계, 종이, 잉크 등의 소모품 비용을 절약할 수 있으며, 전화 요금도 절감할 수 있습니다.

- 보안 : 팩스 송수신 자료가 회사 내부에 보관 관리되고, 송수신되는 팩스가 암호화되어 전송되므로, 중요한 문서의 보안이 강화됩니다.

- 환경 친화적 : 종이를 사용하지 않으므로, 환경 보호에도 기여할 수 있습니다.

### 단점 ###

- 내부 네트워크 의존성 : 내부의 네트워크(LAN, WAN) 문제가 발생하면 팩스를 송수신하기 어려울 수 있습니다.

- 초기 설정 : 전자팩스를 처음 사용할 때 계정 생성 및 설정 과정이 다소 번거로울 수 있습니다.

전자팩스는 현대적인 팩스 솔루션으로, 특히 종이 사용을 줄이고자 하는 기업이나 개인에게 유용한 도구이며, 필요에 따라 다양한 기능을 제공하는 전자 팩스 업체들이 있으니, 사용자의 필요에 맞는 솔루션 회사를 선택하는 것이 중요합니다.

웹 팩스(WebFax) 서비스는

웹 팩스 서비스 사업자는 내부적으로 다수의 전자 팩스 시스템을 구축하여 일반 사용자 또는 기업을 유치하여 인터넷을 통해 팩스를 보내고 받을 수 있는 서비스입니다. 전통적인 팩스와 달리, 웹 팩스 서비스는 팩스 기계가 필요하지 않으며, 이메일이나 웹 브라우저를 통해 문서를 송수신할 수 있습니다. 이 방식은 시간과 비용을 절감할 수 있고, 특히 다수의 문서를 쉽게 관리할 수 있다는 장점이 있습니다.

### 주요 기능 ###

1. 팩스 송수신 : 웹 팩스 서비스를 사용하면 인터넷 연결만으로도 팩스를 보낼 수 있습니다. 받는 사람의 팩스 번호로 문서를 전송하면 됩니다. 받는 쪽에서는 이메일로 팩스를 수신하거나, 지정된 웹 플랫폼에서 팩스를 확인할 수 있습니다.

2. 문서 관리 : 웹 팩스 서비스는 송수신된 팩스를 클라우드에 저장할 수 있어 문서를 손쉽게 검색하고 관리할 수 있습니다. 이는 특히 대량의 팩스를 처리해야 하는 비즈니스 환경에서 유용합니다.

3. 보안 : 웹 팩스 서비스는 전통적인 팩스보다 보안이 강화된 경우가 많습니다. 송수신된 문서는 암호화되어 전송되며, 접근 권한을 설정할 수 있습니다.

4. 비용 절감 : 웹 팩스 서비스는 팩스 기계, 종이, 잉크, 전화선 등의 물리적인 비용을 절감할 수 있습니다. 특히 국제 팩스를 보낼 때 전화 요금을 줄일 수 있는 장점이 있습니다.

### 사용 방법 ###

1. 계정 생성 : 웹 팩스 서비스를 제공하는 업체에서 계정을 생성합니다.

2. 팩스 보내기 : 문서를 업로드하고, 팩스 번호를 입력한 후 전송 버튼을 누릅니다.

3. 팩스 받기 : 지정된 이메일 주소나 웹 플랫폼을 통해 수신된 팩스를 확인합니다.

### 장점과 단점 ###

- 장점 : 사용이 편리하고, 시간과 비용을 절감할 수 있으며, 문서 관리가 용이합니다.

- 단점 : 가입자의 팩스 송수신 자료가 웹 팩스 서비스 공급사에 저장되어 있어 항상 자료 유출의 우려가 있으며, 전통적인 팩스 기계에 익숙한 사용자에게는 다소 생소할 수 있습니다.